Som vi tidligere har skrevet om – endda i flere omgange – er der pr. 1. oktober i år pligt til at udarbejde en bogføringsbeskrivelse. Pligten omfatter hovedparten af selskaber, som i øvrigt er omfattet af bogføringsloven; det er således noget de fleste bør være opmærksomme på.
Nu har vi så nået det tidspunkt, hvor beskrivelsen rent faktisk skal udfærdiges.
Hvad og hvem?
Kravet om at udarbejde bogføringsbeskrivelse er gældende for:
- Alle virksomheder, som skal offentliggøre regnskab efter årsregnskabsloven, for eksempel selskaber (uanset størrelse).
- Andre erhvervsdrivende, og hvor omsætningen er over 300.000 kr. i 2 på hinanden følgende år.
Kravet om systembeskrivelser gælder ikke virksomheder, som ikke skal offentliggøre regnskab efter årsregnskabsloven – eksempelvis personlige ejede virksomheder, I/S eller andelsboligforeninger – med mindre man har en årsomsætning, der overstiger 300.000 kr.
Beskrivelsens indhold
Som udgangspunkt skal beskrivelsen blandt andet indeholde:
- Beskrivelse af virksomhedens transaktioner.
- Procedurer for løbende registrering af disse.
- Procedurer for løbende afstemning.
- Virksomhedens kontoplan, eller angivelse af, hvilken standardkontoplan man benytter.
- Procedure for opbevaring af bogføringen, bilag, bogføringsprocedurer, kontrolsporet.
- Årsregnskaber og specifikationer og eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering.
- Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport.
- Dokumentation for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af årsrapporten.
- Beskrivelse af ansvarlige for bogføring. Hvis der kommer ny ansvarlig, skal beskrivelsen opdateres.
Selvom bogføringen lægges ud til en revisor/bogføringsvirksomhed, skal Erhvervsstyrelsen stadig kunne se via beskrivelserne, hvordan der bogføres, og hvor bilag og bogføring befinder sig henne. I så tilfælde skal dette således fremgå af beskrivelsen med følgende informationer:
- Hvem der internt i virksomheden er ansvarlig for overlevering til revisorfirmaet / bogholder.
- Hvordan dette sker.
- CVR nummer på revisor/bogholder.
Erhvervsstyrelsens skabelon
Vi understreger, at ovenstående liste ikke er udtømmende.
For at hjælpe med korrekt udførelse af beskrivelsen har Styrelsen som lovet udgivet en skabelon, man kan anvende – du kan downloade skabelonen her. Der er dog stadig tale om en skabelon, og ikke en standard; der vil i forbindelse med udførelsen være behov for at tilpasse beskrivelsen til den konkrete virksomhed.
Bemærk også, at beskrivelsen skal udarbejdes på virksomhedsniveau.
Ikrafttræden
Hvis du mener at huske, at kravet om bogføringsbeskrivelse var sat til at træde i kraft 1. juli 2022, så har du helt ret. Det var den oprindelige skæringsdato – men den er siden flyttet til 1. oktober. For virksomheder med kalenderåret som regnskabsår, skal beskrivelsen være lavet senest den 1. januar 2023.
Har din virksomhed regnskabsår fra oktober til september har du lidt længere tid til at løse opgaven; i så fald skal kravet først overholdes med udgangen af indeværende regnskabsår, altså pr. 1. oktober 2023.
Har du brug for hjælp?
Har du brug for professionel, faglig bistand til din indberetning – vedrørende din bogføringsbeskrivelse, eller andre spørgsmål, der knytter sig til din virksomheds økonomi – så er du naturligvis altid velkommen til at kontakte os.
