Økonomi og regnskab er et område, hvor den digitale udvikling har store muligheder for at gøre sig gældende. Arbejdet omfatter i meget høj grad tal og beregning, noget computere er særdeles gode til – der er endda folk i branchen som er nervøse for at blive overflødiggjort.
Hos Lægård Revision er vi imidlertid glade for gode digitale værktøjer, og vi vil gerne hjælpe med at finde rundt i dén verden. Dette er derfor det første indlæg i en serie, som vi kalder “Månedens App”, hvor vi fremover hver måned deler én af vores favorit-apps her på bloggen.
Håndtering af medarbejder-udgifter
I næsten alle virksomheder forekommer det i ét eller andet omfang, at medarbejdere afholder udgifter på arbejdsgivers vegne. Det kan være direkte køb af varer til intern brug eller i forbindelse med leverancer, det kan være abonnementer på services, eller transportomkostninger, indkøb af frokost, eller en lang række andre ting.
Uanset formålet skal udgiften dokumenteres og bogføres korrekt – for ikke at tale om at den selvfølgelig skal afholdes; enten ved at medarbejderen skal bruge et kort knyttet til virksomhedens bankkonto, eller via udlæg med efterfølgende refusion. Som mange virksomhedsejere ved, så bliver dette hurtigt en ikke helt lille opgave, selv med få medarbejdere og udlæg. Har man mange medarbejdere og/eller mange indkøb, kan det være både omfattende og dyrt.
Den digitale løsning
Pleo er en app, som er designet specifikt til denne opgave. Den gør det nemt at lade medarbejdere betale for varer og ydelser, og automatiserer det bogholderi der knytter sig til.
Pleo er en dansk virksomhed med hovedsæde i København, som har udviklet en løsning, der gør op med de fysiske kvitteringer, og alt det manuelle tidskrævende arbejde der følger med. Pleo tilbyder et “intelligent firmakort”, kombineret med en app, som gør at man kan udstede både fysiske og virtuelle betalingskort til medarbejderne.
Rent teknisk svarer det til at få udstedt et almindeligt betalingskort til medarbejderen fra banken – men app’en tilføjer en række funktioner, der gør administration og regnskab nemmere.
Gennemsigtighed
Fuldt overblik over udstedte kort, transaktioner m.m. i “real time”
Kontrol
Aktivering og deaktivering af kort, oprettelse af beløbsgrænser m.m.
Bogføring
Indsamling af bilag via kamera og fra email-program, automatisk kontering m.m.
Integration
Direkte samkøring mellem Pleo og alle gængse regnskabssystemer
Vores bemærkninger
Hos Lægård Revision har vi haft lejlighed til at arbejde med virksomheder, som bruger Pleo, og har rigtig gode erfaringer. App’en og integrationen med regnskabssystemer fungerer godt, og brugervenligheden er høj – det er nemt at vænne medarbejderne til at bruge den.
Man skal være opmærksom på, at Pleo-kort – både fysiske og virtuelle – er Mastercards, og derfor er underlagt alle betingelser der gælder for disse. Der er således tale om et kreditkort (og ikke et debitkort, som Dankortet), og Mastercard pålægger transaktionsgebyr, som man skal huske at forholde sig til.
Da prisen for et basis-abonnement på Pleo er særdeles overkommelig, så skal man ikke have særlig mange medarbejder-bilag pr. måned før det kan betale sig i sparet bogholderi. App’en henvender sig således til såvel store som små virksomheder.
Som kunde hos Lægård kan du få en online-demonstration af Pleo gratis –
klik her for at booke
Skal vi hjælpe?
Som altid er du velkommen til at kontakte os, hvis du har brug for det – i forhold til denne måneds app, eller hvis der er andet omkring din virksomheds økonomi og regnskab, vi kan hjælpe med!
